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Datenbank-Design 3: Hinweise zu MS Access

MS Access gehört zum erweiterten Office-Paket der Firma Microsoft und ist daher relativ weit verbreitet, sowohl in Firmen als auch in Privathaushalten.

Da MS Access in der Oberfläche und von der Bedienung her den übrigen Office-Programmen sehr ähnlich ist, geht man als Einsteiger zunächst einmal davon aus, dass die Verwendung auch genauso einfach zu erlernen ist.

Das stimmt aber nur bedingt.

Die Menüführung entspricht in weiten Teilen der anderer Programme aus dem Office-Paket. Allerdings wird es problematisch, wenn es um datenbankspezifische Besonderheiten geht. MS Access sagt dem Anwender zum Beispiel nicht, wie eine Datenbank korrekt aufgebaut werden muss und welche Regeln dabei zu beachten sind. Es wird noch nicht einmal darauf hingewiesen, dass man den Aufbau einer Datenbank überhaupt planen sollte. Wer plant schon eine Excel-Tabelle auf Papier, bevor sie tatsächlich erstellt wird?

Und genau hier liegt das Problem: Ohne entsprechendes Vorwissen wird eine Datenbank erstellt, die spätestens bei umfangreicheren Abfragen nicht mehr so reagiert, wie man sich das vorstellt. Korrekturen und Anpassungen erfordern plötzlich sehr viel Aufwand und vor allen Dingen Recherche, um den Grund einer unerwarteten Verhaltensweise überhaupt erst mal herauszufinden.

Aussagen wie "Wozu brauche ich dann Access?" und "Mit Excel hätte ich das viel schneller hinbekommen!" sind dann keine Seltenheit.

Sowie man aber erst einmal die Grundlagen des Datenbank-Designs verstanden hat, wird man bei größeren Datenmengen viel lieber mit Access als mit Excel arbeiten wollen, denn es bieten sich einem sehr viel mehr Möglichkeiten.

Um MS Access nicht ungerechtfertigt in einem schlechten Licht stehen zu lassen, möchte ich hier anmerken, dass ich MS Access beruflich für die Auswertung meiner Aufträge und meines Fahrtenbuches und im privaten Bereich als Segelflieger für mein Bord- und Flugbuch verwende. Ich habe MS Access auch schon in einem Segelflugverein zum Einsatz gebracht, um den Flugleiter beim Führen und Auswerten der Startlisten zu entlasten. Mit Hilfe diverser Im- und Exportfunktionen konnte am Abend jeder Pilot seine persönlichen Daten herausfiltern und in eine persönliche Flugbuch-Datenbank übernehmen.

Auch wenn ich MS Access in manchen Bereichen (beispielsweise für Webdatenbanken) nicht einsetzen würde, kann ich dieses Programm für den Einstieg in das Datenbank-Design trotzdem empfehlen, sofern es ohnehin schon auf dem Rechner installiert ist.

Welches Datenbanksystem Sie am Ende für ein bestimmtes Projekt verwenden, hängt übrigens von vielen Faktoren ab, das bleibt am Ende Ihre eigene Entscheidung. Daher kann Ihnen auch niemand pauschal vorgeben, ein bestimmtes RDBMS immer oder niemals einzusetzen.